DM workflow maken in Instagram hoe doe je dat?

Hoe installeer je een Instagram DM Workflow

 

Vraagt ​​u zich af hoe u alle Instagram directe berichten (DM’s) die u ontvangt beter kunt beheren? Wilt u DM’s gebruiken om contact te maken met volgers en klanten?

In dit artikel leert u hoe u een Instagram-DM-werkstroom kunt instellen waarmee u direct zakelijke berichten professioneel en met succes kunt beheren.

Hoe een Instagram DM Workflow in te stellen door Christy Laurence op Social Media Examiner.

# 1: Bepaal de toon voor Instagram DM-antwoorden

Veel mensen denken dat de impact van een merk zich voordoet tijdens het gesprek van een klant met een bedrijf, maar het is eigenlijk het restgevoel dat mensen wegnemen dat bepaalt wie je bent als merk. Daarom is het belangrijk om met uw team te praten over hoe u wilt dat mensen zich voelen nadat ze interactie hebben gehad met uw klantgerichte medewerkers .

ALT

Als u klanten een indruk van professionaliteit wilt geven, kunt u hen naar een e-mailadres verwijzen om een ​​gesprek formeel voort te zetten. Dit zou perfect werken als u andere mensen bij het gesprek moet betrekken of een klacht officieel moet erkennen.

Als u wilt dat mensen uw merk als vriendelijk en leuk beschouwen, kunt u een klantvraag beantwoorden met emoji’s , spreektaal, GIF’s of wat speelse geklets . Zorg ervoor dat iedereen die met je Instagram-DM’s (en je bredere bedrijf) omgaat, de indruk kent en begrijpt die je wilt verlaten.

Dit is wat we hebben gepleisterd op een poster in ons kantoor: “Stel je voor dat je bij zonsondergang in een bar op het dak zit met een cocktail en een lachje met je beste vriend. Je legt uit hoe je Instagram moet gebruiken onder een boom bedekt met feeënlichten. Je bent bemoedigend, eigenzinnig, attent en behulpzaam, en niet erg conventioneel leraar. “

Als je al een tijdje op Instagram bent geweest, kan het opnieuw bezoeken van de basis je resetten voor sterker succes met DM’s.

# 2: vestig een Instagram DM Workflow

Met een kleiner team van slechts een paar mensen, kun je een aantal opties proberen om je Instagram-inbox te delen. Bijvoorbeeld:

  • Eén persoon dekt weekdagen en iemand anders dekt het weekend.
  • Splits de week in tweeën en zorg dat elke persoon één stuk beheert.
  • Wijs dagen van de week toe aan verschillende mensen om alle Instagram-DM’s te beheren.

Naarmate uw bedrijf, team en DM’s groeien, moet u een strakkere workflow implementeren om uw inbox te beheren. Een tactiek die kan helpen is het vlaggensysteem van Instagram te gebruiken.

Als u wacht op een reactie van een klant of hulp nodig hebt van een ander teamlid voordat u antwoordt, gebruik dan een vlag. Ik weet dat het populair is om items gemarkeerd als “ongelezen” te houden, maar wanneer u een account deelt of een klantaccount draait, is het niet ongebruikelijk dat iemand naar binnen gluurt om te zien wat er gebeurt en per ongeluk vergeet om het bericht opnieuw als ongelezen te markeren. Een vlag houdt het voor iedereen schoon.

Hier leest u hoe u een vlaggenstelsel gebruikt voor uw Instagram DM’s. Om een ​​gesprek te markeren, open je het DM-gesprek en tik je op het vlagpictogram .

ALT

Ga naar je Instagram-inbox om de gesprekken te vinden die je hebt gemarkeerd . Tikvervolgens op het pictogram rechts van het zoekvak en selecteer Gemarkeerd in het pop-upmenu. Gemarkeerde berichten hebben een oranje driehoek in de rechterbovenhoek.

ALT

Er zijn veel manieren om de berichten in je Instagram-inbox te beheren. U en uw team willen misschien verschillende technieken uitproberen om te zien wat het beste voor u werkt.

Als er iets niet in de inbox kan worden beantwoord of als u meer tijd nodig heeft om dit te onderzoeken, vraagt ​​u de gebruiker om een ​​e-mailadres zodat u namens hen een troubleshooting-ticket kunt toewijzen. Laat hen weten dat je ze zo snel mogelijk zult updaten . Gebruikers kunnen zien of je hun bericht hebt gelezen, dus het is belangrijk om te bevestigen dat ze zijn gehoord en dat je wat extra tijd nodig hebt om dit te onderzoeken.

Let op: het is de verantwoordelijkheid van het team om ervoor te zorgen dat deze DM’s uit de inbox worden gewist en worden omgezet.

# 3: een Service Level Agreement Time (SLA) instellen

Sociale media worden steeds meer een wereld van onmiddellijke bevrediging. Gelukkig begrijpen de meeste mensen nog steeds dat het voor bedrijven onmogelijk is om de hele dag op Instagram te zitten om vragen meteen te beantwoorden.

ALT

Het is cruciaal voor uw bedrijf om een ​​SLA te hebben en u eraan te houden. Ik raad aan om niet langer dan 6-10 uur te nemen om te reageren op een DM op Instagram (dit is waar een team helpt). Hoe snel u reageert, hangt natuurlijk af van het type verzoek.

Als een gebruiker klaar is om te kopen maar eerst een korte vraag moet stellen, is het het beste om meteen te reageren om impulsaankopen te kapitaliseren . Maar als een gebruiker een probleem heeft dat niet is opgelost, vermindert het binnen een redelijke tijdspanne het risico van slechte beoordelingen, of wordt het publiekelijk geroepen in forums of op sociale media. Het geeft je ook de mogelijkheid om de ervaring om te draaien en een loyale fan te creëren.

Helaas kan sneller beter zijn. Ik ben er sterk van overtuigd dat je kiest hoe je je dag moet runnen; jouw dag leidt je niet. Wijs tijden toe in de kalender om DM’s te controleren,zodat u niet van de taak wordt gehaald of wordt vergeten.

# 4: Klaar-voor-gebruik antwoordelementen van Curate

Zodra uw team hun verantwoordelijkheid begrijpt bij het beheren van uw Instagram DM’s, moet u hen de tools geven om hun werk zo effectief en snel mogelijk te doen. Hier zijn enkele dingen om op te nemen in je Instagram DM-toolkit.

Merkcitaten

Spreuk veel voorkomende eigenzinnige uitspraken in je merkstem uit . U kunt “Yikes!” Gebruiken als iets niet volgens plan is verlopen.

GIF’s, GIF’s en meer GIF’s!

In plaats van de GIF’s te selecteren die je in je Instagram-inbox kunt gebruiken, verduidelijk je welke typen GIF’s je niet wilt gebruiken . Als je wilt dat je berichten de toon van een gesprek met een vriend aannemen, kun je expressieve gezichtsreacties en sprankeling gebruiken, maar geen GIF’s van mensen die omvallen en zichzelf pijn doen.

ALT

Merk Emojis

Kies een stuk of tien emoji’s die bij je merk passen en gebruik ze consequent in al je berichten, verhalen , bijschriften en DM’s. Houd rekening met het gevoel dat de emoji’s creëren, de diversiteit van de emoji’s van mensen die u selecteert en de frequentie van gebruik . Deze factoren kunnen allemaal uw merkboodschap versterken.

Door duidelijk te zijn over hoe u wilt dat uw merk aan de buitenkant verschijnt, heeft uw team-, merk- en Instagram-pagina de beste kans om consistent charmant te zijn.

Snelle antwoorden

Met de functie Snelle reacties van Instagram kun je standaardantwoorden instellen voor veelgestelde vragen via Instagram DM’s . De sleutel is om deze berichten menselijk te laten klinken, niet zoals je het bericht hebt gekopieerd en geplakt. Gebruikers willen op een persoonlijke manier worden behandeld en meestal ruikt een reactie op kopiëren / plakken 1,5 km verderop. Het toevoegen van wat aanpassingen (zoals een voornaam) aan uw snelle antwoorden zal helpen.

Als u deze functie wilt gebruiken, opent u uw zakelijke Instagram-profiel en tikt u op het pictogram in de rechterbovenhoek (met de drie lijnen erop). Tik vervolgens op Instellingen onder in het pop-upmenu.

ALT

Blader omlaag naar Bedrijfsinstellingen en tik op Snelle antwoorden .

ALT

Dan op Nieuwe Quick Reply .

ALT

Type nu uw bericht in en voer een snelkoppelingsnaam / sleutelwoord in dat u wilt gebruiken voor het antwoord.

ALT

Als je klaar bent, tik je op Gereed en wordt je reactie toegevoegd aan je lijst met snelle antwoorden met de naam van de snelkoppeling.

Tips om het maximale uit Instagram DMs voor klantenservice te halen

Hier zijn enkele extra tips voor het verzorgen van uw klanten en merkadvocaten op Instagram.

Verras je Superfans

Krijg je regelmatig DM’s van volgers die echt van je merk houden en gewoon betrokken willen zijn bij wat je doet? Als ze dit rechtstreeks tegen je zeggen, praten ze waarschijnlijk ook over jou in de echte wereld.

Hier zijn drie manieren om exclusiviteit te creëren met je superfans via je Instagram DM’s:

  • Stuur sneak peeks van functies of ideeën waaraan u werkt en vraag wat zij denken.
  • Maak aangepaste bedank-kortingcodes en deel deze met een select aantal fans per week.
  • Stuur geselecteerde fans een handgeschreven kaart met een paar goodiesom te laten zien hoe waardevol en gewaardeerd ze zijn.

Iedereen wil zich speciaal voelen en inbegrepen. Als je je merkambassadeurs en nieuwe communityleden behandelt met exclusieve content, heb je fans voor het leven.

Laat mensen zich speciaal voelen met video

Hier zijn enkele manieren om mensen zich speciaal te laten voelen door hun videorespons te sturen:

  • Is het iemands verjaardag? Stuur ze een video DM van het team dat “Happy Birthday” zingt. Maak een paar generieke versies en sla ze op in je filmrol om ze te delen wanneer dat nodig is.
  • Neem uw FAQ’s vooraf op als videoboodschappen en plaats ze indien nodig.
  • Als je een aangepast bericht moet typen, probeer dan een videoreactie. Het bespaart wat typen en het is een geweldige manier om verbinding te maken om een ​​aantal van de gezichten achter uw bedrijf te laten zien.
  • Betrek de mensen waarmee je praat in je achter de schermen kantoor karaoke spreuken.
  • Heeft iemand een bestelling geplaatst direct na een DM-discussie? Stuur ze een video over hoe je hun bestelling hebt voorbereid voor verzending .

De meeste Instagram-accounts gebruiken niet effectief video, dus videoreacties helpen je op te vallen. Iedereen wil tenslotte speciaal voelen!

Conclusie

Het beheren van de Instagram-inbox van uw bedrijf kan een uitdaging zijn. Als u niet op de hoogte bent, kunt u potentiële klanten het gevoel geven genegeerd te worden, ongehoord te zijn en de ervaring van interactie met uw merk te vergeten.

Of je nu je Instagram-DM’s zelf beheert, met een team of de taak uitbesteedt, je hebt een gedegen plan nodig om ervoor te zorgen dat je op Instagram als een bedrijf van wereldklasse overkomt.

Hoe meer je op Instagram plaatst, hoe meer DMs je ontvangt. In plaats van ze te negeren, angstig te zijn of over het hoofd te zien, kun je door het volgen van deze stappen een workflow opzetten om ze te beheren en tegelijkertijd razende fans (en meer actieve klanten) te creëren.

Wat denk je? Wat is de beheersstijl van je Instagram DM? Heb je technieken om aan deze lijst toe te voegen? Ik hoor graag jou mening.

 

 

Geef een reactie